.png)
De werkkostenregeling (WKR) is een belangrijk onderdeel van de Nederlandse belastingwetgeving dat werkgevers de mogelijkheid biedt om op fiscaal voordelige wijze vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers te geven. Door de WKR kunnen werkgevers zelf bepalen welke vergoedingen en voorzieningen ze onbelast aanbieden, zolang deze binnen bepaalde grenzen blijven. Denk hierbij aan zaken als kerstpakketten, cadeaubonnen, een sportabonnement of een zakelijke laptop. In dit artikel gaan we in wat de werkkostenregeling is en hoe je die kan gebruiken.
De WKR is een regeling die sinds 2011 bestaat en bedoeld is om de regels rondom vergoedingen en verstrekkingen te vereenvoudigen. Voordat de WKR werd ingevoerd, waren er tal van aparte regelingen voor verschillende soorten vergoedingen en verstrekkingen, zoals voor maaltijden, reiskosten en werkplekvoorzieningen. Dit systeem was echter complex en onoverzichtelijk voor werkgevers, waardoor de WKR is geïntroduceerd om meer eenheid en eenvoud te brengen in hoe werkgevers vergoedingen aan hun personeel kunnen aanbieden.
Met de WKR kunnen werkgevers een deel van de loonsom, de zogenaamde vrije ruimte, gebruiken om werknemers onbelaste extra’s te geven. Deze vrije ruimte is beperkt, en als werkgevers boven deze ruimte uitkomen, moeten ze 80% belasting betalen over het overschreden bedrag. Dit maakt het belangrijk voor werkgevers om strategisch na te denken over hoe ze de WKR willen inzetten.
De vrije ruimte is een cruciaal concept binnen de WKR. Het geeft de ruimte die een werkgever heeft om onbelaste vergoedingen te verstrekken. De vrije ruimte wordt jaarlijks vastgesteld en is afhankelijk van de hoogte van de totale loonsom van het bedrijf. Voor 2024 geldt een percentage van 1,92% over het fiscale loon tot en met €400.000. Voor het bedrag boven €400.000 is de vrije ruimte 1,18%.
Als een werkgever meer uitgeeft dan de beschikbare vrije ruimte, moet hij een zogenoemde eindheffing van 80% betalen over het overschreden bedrag. Deze eindheffing is een flinke belasting, waardoor het voor werkgevers aantrekkelijk is om binnen de grenzen van de vrije ruimte te blijven.
Naarmate de vrije ruimte beperkt is, biedt de WKR ook de mogelijkheid om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast te geven, zonder dat deze ten koste gaan van de vrije ruimte. Dit worden gerichte vrijstellingen genoemd. Gerichte vrijstellingen zijn vooral bedoeld voor voorzieningen die de werknemer nodig heeft om zijn werk goed te kunnen uitvoeren.
Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:
Gerichte vrijstellingen zijn aantrekkelijk omdat ze buiten de vrije ruimte vallen, waardoor er meer ruimte overblijft voor andere vergoedingen binnen de vrije ruimte. Werkgevers kunnen dus strategisch kiezen welke kosten ze onder gerichte vrijstellingen laten vallen om zo optimaal gebruik te maken van de WKR.
Nihilwaarderingen zijn voorzieningen die door de werkgever worden verstrekt, maar die voor de belasting op €0 worden gewaardeerd, waardoor ze onbelast blijven. Deze voorzieningen gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte en vallen niet onder de eindheffing. Nihilwaarderingen zijn vaak zaken die nauw verbonden zijn met de werkplek of het werk zelf.
Voorbeelden van nihilwaarderingen zijn:
Door slim gebruik te maken van nihilwaarderingen kunnen werkgevers ervoor zorgen dat bepaalde vergoedingen en verstrekkingen niet ten koste gaan van de vrije ruimte.
In bepaalde gevallen geldt er binnen de WKR een normbedrag voor een voorziening. Dit is een vast bedrag dat door de Belastingdienst is vastgesteld voor specifieke situaties. Normbedragen worden bijvoorbeeld gehanteerd voor maaltijden in de bedrijfskantine. Voor 2024 is het normbedrag voor een maaltijd 3,90 euro. Hierdoor blijft er minder ruimte voor misverstanden over de belastingplicht van dergelijke voorzieningen. Het normbedrag wordt elk jaar opnieuw bepaald.
Andere voorbeelden van voorzieningen waarbij normbedragen gelden zijn:
Naast de vergoedingen en verstrekkingen die binnen de vrije ruimte van de WKR vallen, zijn er ook kosten die de werkgever aan werknemers kan vergoeden buiten de WKR om. Dit zijn vaak kosten die gerelateerd zijn aan het werk en die geen loon vormen in de zin van de belastingwetgeving.
Voorbeelden hiervan zijn:
Deze kosten zijn vrijgesteld van loonbelasting en kunnen dus direct door de werkgever worden vergoed zonder dat deze in de vrije ruimte van de WKR terechtkomen.
Voor werkgevers is het essentieel om goed te weten hoe de WKR werkt en welke mogelijkheden deze biedt om vergoedingen fiscaal voordelig te verstrekken. Om dit goed te kunnen doen, moeten ze een duidelijk overzicht hebben van hun totale loonsom en de vergoedingen die ze hun werknemers willen geven. Veel bedrijven gebruiken hiervoor speciale WKR-administratiesoftware, die helpt om bij te houden hoeveel van de vrije ruimte al is gebruikt en wat er nog beschikbaar is.
Daarnaast is het belangrijk om elk jaar opnieuw te evalueren hoe de WKR binnen het bedrijf wordt toegepast, omdat de percentages van de vrije ruimte en de hoogte van gerichte vrijstellingen kunnen veranderen. Zo kunnen werkgevers in 2024 bijvoorbeeld rekening houden met de verlaging van het percentage van de vrije ruimte voor loonsommen boven de €400.000.
Voor gedetailleerde informatie over de toepassing van de WKR en de bijbehorende regelgeving kunnen werkgevers terecht in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst. Dit handboek biedt uitgebreide richtlijnen over hoe de WKR moet worden toegepast, inclusief berekeningen voor de eindheffing, uitleg over gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en normbedragen.
Een goed doordachte WKR-strategie kan aanzienlijke fiscale voordelen opleveren voor zowel werkgevers als werknemers. Door slim gebruik te maken van de vrije ruimte, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen, kunnen werkgevers hun werknemers extra’s bieden zonder dat dit leidt tot hoge belastingkosten. Tegelijkertijd kunnen werknemers profiteren van onbelaste vergoedingen die hun werkplezier en welzijn verhogen.
Voor werkgevers met veel werknemers of hoge loonsommen is het belangrijk om tijdig te plannen en inzicht te krijgen in welke vergoedingen onder de WKR vallen en hoe de eindheffing kan worden vermeden. Dit vergt een zorgvuldige afweging van de kosten die zij willen vergoeden, zodat ze optimaal gebruik maken van de mogelijkheden binnen de regeling.
De Werkkostenregeling biedt werkgevers in Nederland een flexibele en fiscaal voordelige manier om vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers te geven. Door goed gebruik te maken van de vrije ruimte, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen, kunnen bedrijven hun personeel extra’s bieden zonder hoge belastingkosten. Tegelijkertijd moeten werkgevers zorgvuldig plannen en monitoren om te voorkomen dat zij boven de vrije ruimte uitkomen en 80% eindheffing moeten betalen. De WKR is een belangrijk onderdeel van de belastingstrategie voor werkgevers en biedt aanzienlijke voordelen voor zowel bedrijven als hun werknemers.
Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?
De WKR is een regeling waarmee werkgevers onbelast vergoedingen en verstrekkingen kunnen geven aan werknemers binnen een bepaalde vrije ruimte.
Hoeveel vrije ruimte heb ik in 2024?
In 2024 bedraagt de vrije ruimte 1,92% van het fiscale loon tot €400.000 en 1,18% voor bedragen boven de €400.000.
Wat gebeurt er als ik de vrije ruimte overschrijd?
Als de vrije ruimte wordt overschreden, betaalt de werkgever 80% belasting over het bedrag boven de grens.
.svg)
.svg)
.svg)
