Functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek kan voor medewerkers een bron van stress zijn. Ze vrezen vaak het ergste en voelen zich ongemakkelijk over de mogelijke kritiek die ter sprake komt. Maar ook voor managers is het geen gemakkelijke taak. Het geven van nuttige feedback, terwijl je je team blijft motiveren om zich te verbeteren, kan een uitdaging zijn. Toch zijn functioneringsgesprekken essentieel voor het succes van je bedrijf. Ze geven medewerkers inzicht in hun prestaties ten opzichte van collega's en bieden waardevolle feedback om hun werk te verbeteren.

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een evaluatiemoment waarin een manager de prestaties en houding van een medewerker beoordeelt en schriftelijk vastlegt. Dit gesprek biedt de kans om je verwachtingen helder te communiceren en de professionele groei van de medewerker te stimuleren.

Een goed functioneringsgesprek omvat specifieke doelen voor verbetering en is opgebouwd rond vier kernpunten:

• Duidelijke benoeming van de sterke punten van de medewerker.
• Het aanstippen van verbeterpunten.
• Het identificeren van groeimogelijkheden.
• Het geven van duidelijke richtlijnen voor toekomstige professionele ontwikkeling.

Het doel van het functioneringsgesprek is om de huidige prestaties te evalueren en nieuwe prestatiedoelen te stellen voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld de komende 12 maanden.

Waarom zijn functioneringsgesprekken belangrijk?

Medewerkers presteren het beste onder sterk leiderschap. Managers moeten hun medewerkers goed kennen en weten hoe ze hen kunnen motiveren om de beste versie van zichzelf te worden. Dit vraagt om een goed begrip van hun sterke en zwakke punten en hoe je hen kunt aanmoedigen om uitdagingen te overwinnen en hun talenten verder te ontwikkelen.

Uit het State of Employee Feedback-rapport blijkt dat bedrijven meer betrokkenheid van medewerkers zien wanneer managers regelmatig feedback geven. Enkele cijfers ter illustratie:

• 50% van de bedrijven vindt het belangrijk om prestatiebeheersingsprogramma's te implementeren.
• Meer dan 85% van de zeer betrokken organisaties houdt één-op-één-gesprekken tussen medewerkers en managers.
• Meer dan 54% van deze organisaties heeft maandelijks of driemaandelijks functioneringsgesprekken.
• 63% van de betrokken bedrijven zegt dat erkenningsprogramma's voor medewerkers belangrijk zijn, waarbij de helft van de organisaties een positief rendement op investering ziet.

Het geven van regelmatige feedback verbetert dus niet alleen de betrokkenheid en retentie van medewerkers, maar draagt ook bij aan je bedrijfsresultaten.

Hoe geef je constructieve feedback in een functioneringsgesprek?

Om waardevolle feedback te geven, is het belangrijk om alle aspecten van de functie van de medewerker in overweging te nemen. Stel dat je een team van schoonmakers hebt, dan beoordeel je niet alleen hun schoonmaakvaardigheden. Kijk ook naar hoe ze omgaan met uitdagingen, communiceren met collega's en hun tijd beheren tijdens het schoonmaken.

Hier zijn enkele tips voor het geven van constructieve feedback:

• Wees eerlijk: Draai niet om de hete brij heen. Als er verbeterpunten zijn, breng deze dan respectvol onder de aandacht, zodat de medewerker ze kan aanpakken.
• Geef complimenten waar ze verdiend zijn: Waardering tonen laat zien dat je de inzet van de medewerker waardeert, vooral als je ook kritiek moet geven.
• Bied suggesties aan: Geef niet alleen kritiek, maar bied ook oplossingen aan voor de problemen waarmee de medewerker worstelt, zodat zij de nodige aanpassingen kunnen maken.
• Gebruik concrete taal: Vermijd vage termen die ruimte laten voor misinterpretatie. Wees duidelijk en beknopt, zodat medewerkers precies weten wat ze moeten doen om zich te verbeteren.

Verschil tussen functioneringsgesprek en evaluatiegesprek

Hoewel het functioneringsgesprek enigszins wordt verward met het evaluatiegesprek, verschillen ze op belangrijke punten.

Het functioneringsgesprek legt de nadruk op de lopende prestaties, doelen en ontwikkeling van de werknemer. In tegenstelling tot het evaluatiegesprek, dat zich vaak richt op een formelere beoordeling van prestaties gedurende een specifieke periode, biedt het functioneringsgesprek een meer holistische benadering. Het is gericht op het bevorderen van een voortdurende dialoog tussen werknemer en leidinggevende, waarbij de nadruk ligt op verbetering, groei en het creëren van een positieve werkomgeving. Het is een instrument voor doorlopende ontwikkeling, waarbij beide partijen actief betrokken zijn bij het vormgeven van de professionele toekomst van de werknemer.

Het verloop van een functioneringsgesprek

Hoe verloopt een functioneringsgesprek en zorg je er voor dat je het meeste er uit haalt?

Voorbereiding:

Voorafgaand aan het gesprek bereiden zowel de werknemer als de leidinggevende zich voor door doelen, prestaties en ontwikkelingspunten te evalueren. Dit helpt bij het opbouwen van een gestructureerd gesprek.

Bespreking van doelen en prestaties:

Het gesprek begint met het bespreken van de doelen die zijn gesteld tijdens eerdere gesprekken en het evalueren van de prestaties in relatie tot deze doelen. Sterke prestaties worden erkend, en uitdagingen worden geïdentificeerd.

Feedback en ontwikkeling:

Constructieve feedback wordt verstrekt, waarbij sterke punten worden benadrukt en suggesties voor verbetering worden besproken. Ontwikkelingsmogelijkheden en groeiplannen kunnen worden vastgesteld.

Carrièregesprek:

Het functioneringsgesprek biedt vaak de ruimte voor het bespreken van carrièredoelen en groeipaden. Dit kan variëren van het verkennen van nieuwe verantwoordelijkheden tot het identificeren van training en opleidingsbehoeften.

Actiepunten en opvolging:

Het gesprek wordt afgesloten met het identificeren van specifieke actiepunten en opvolgingsstappen. Deze omvatten vaak het vaststellen van nieuwe doelen, het plannen van ontwikkelingsactiviteiten en het bepalen van een tijdlijn voor follow-up.

Akkoord:

Na het functioneringsgesprek wordt er een samenvatting gemaakt en de actiepunten uitgeschreven. Deel deze altijd en zorg dat er akkoord op wordt gegeven vanuit beide partijen. Op deze manier kan het gebruikt worden voor toekomstige gesprekken.

Download hieronder een voorbeeld van een functionaringsgesprek voorbeeld formulier.

Download Functioneringesgesprek

Voorbeelden van nuttige zinnen voor een functioneringsgesprek

Soms is het lastig de kwaliteiten van je medewerkers onder woorden te brengen. Hierbij enkele voorbeelden die je kan gebruiken in je functioneringsgesprekken.

Aanpassingsvermogen

Medewerkers moeten zich snel kunnen aanpassen aan veranderende situaties, vooral in dynamische omgevingen zoals restaurants, hotels en winkels. Enkele voorbeeldzinnen om het aanpassingsvermogen te beoordelen:

• "Heeft zich snel aangepast aan de nieuwe schoonmaaknormen om aan de COVID-vereisten te voldoen."
• "Reageerde positief op veranderingen in klantverwachtingen tijdens de pandemie."

Communicatie

Effectieve communicatie is essentieel voor succes op de werkvloer. Enkele voorbeeldzinnen voor de communicatieve vaardigheden:

• "Communiceert professioneel en respectvol met gasten."
• "Reageert snel op verzoeken van managers en collega's."

Leiderschap

Leiderschap betekent het goede voorbeeld geven. Enkele zinnen om leiderschapskwaliteiten te evalueren:

• "Biedt richting en begeleiding tijdens uitdagende omstandigheden."
• "Toont leiderschapskwaliteiten, zoals het motiveren van collega's in stressvolle tijden."

Kwaliteitscontrole

De kwaliteit die je bedrijf levert, bepaalt je succes. Hier zijn enkele zinnen om de inspanningen van medewerkers op het gebied van kwaliteitscontrole te beschrijven:

• "Handhaaft de normen voor netheid en hygiëne."
• "Werkt nauwkeurig om de algehele productkwaliteit te verbeteren."

Hoe schrijf je snel een functioneringsgesprek?

Volg deze stappen om effectieve beoordelingen te schrijven die zich richten op sterke punten en eventuele verbeterpunten:

• Bepaal welke gedragingen, eigenschappen en vaardigheden je wilt evalueren.
• Noteer zowel positieve als negatieve feedback.
• Beschrijf de feedback in detail en bied oplossingen aan.

Een evenwichtige aanpak van zowel positieve als negatieve feedback zorgt ervoor dat medewerkers zich gewaardeerd voelen en gemotiveerd zijn om zich verder te ontwikkelen.