In een bedrijf is de veiligheid van werknemers een topprioriteit. Een cruciaal aspect hiervan is het vastleggen van informatie over noodcontactpersonen – mensen die direct kunnen worden benaderd wanneer een werknemer medische of andere dringende hulp nodig heeft. Dit artikel gaat in op het belang van noodcontactpersonen, welke gegevens opgenomen moeten worden en hoe dit kan worden geïntegreerd in de dagelijkse praktijk op de werkvloer.
Noodcontactpersonen vormen een directe brug tussen de getroffen werknemer en mensen die zorg of beslissingen kunnen nemen namens hen. De noodzaak voor een bedrijf om deze gegevens bij te houden, is evident in situaties waarin snel handelen cruciaal is. Bijvoorbeeld:
Door proactief noodcontactpersonen te registreren, kan een werkgever bijdragen aan een veilige en zorgzame werkomgeving waarin de belangen en welzijn van de werknemers voorop staan. Bovendien zorgt dit ervoor dat er in kritieke momenten snel en effectief gehandeld kan worden.
Bij het registreren van noodcontactpersonen is het belangrijk om de gegevens zo volledig en nauwkeurig mogelijk vast te leggen, zonder inbreuk te maken op de privacy. Hier volgen de essentiële gegevens die opgenomen moeten worden:
Daarnaast kunnen bedrijven overwegen om secundaire noodcontactpersonen op te nemen, zodat er een extra optie is mocht de eerste contactpersoon niet bereikbaar zijn.
Voorbeeld van een noodcontactformulier
Gebruik ons voorbeeld van een eenvoudig maar volledig noodcontactformulier dat bedrijven kunnen gebruiken om de benodigde informatie bij te houden. Het formulier kan worden opgenomen in een digitaal systeem of op papier worden bijgehouden, afhankelijk van de interne processen van het bedrijf.
Dit formulier biedt een duidelijk overzicht en zorgt ervoor dat de informatie goed toegankelijk is voor HR-medewerkers of andere relevante personen in het bedrijf.
Het vastleggen van persoonlijke gegevens brengt de verantwoordelijkheid met zich mee om de privacy van werknemers en hun contactpersonen te waarborgen. Hier volgen enkele aandachtspunten:
Bedrijven kunnen overwegen om een protocol op te stellen voor de opslag en het gebruik van noodcontactinformatie, waarbij aan AVG-eisen wordt voldaan en transparantie wordt bevorderd.
Het vastleggen van noodcontactinformatie is een relatief eenvoudige maatregel met een grote impact op de veiligheid van de werkplek. Door een overzichtelijk en beveiligd systeem te hanteren, zorgt een bedrijf ervoor dat in kritieke momenten direct contact kan worden gelegd met de juiste personen. Een duidelijke structuur, privacybescherming, en regelmatige bijwerking van deze gegevens dragen bij aan een werkomgeving waarin het welzijn van de werknemer voorop staat.
.svg)
.svg)
.svg)
