De werkkostenregeling (WKR) biedt bedrijven de mogelijkheid om onbelaste vergoedingen en voorzieningen aan hun werknemers te geven. Hoewel dit voordelig kan zijn voor zowel werkgevers als werknemers, is het belangrijk om te begrijpen hoe de WKR werkt, vooral bij het organiseren van evenementen zoals kerstborrels en nieuwjaarsevenementen. Dit artikel geeft een overzicht van de regels en legt uit welke verschillen er zijn tussen deze twee populaire bedrijfsevenementen.
Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
De werkkostenregeling stelt werkgevers in staat om vergoedingen en voorzieningen, zoals kerstpakketten, personeelsfeesten en andere beloningen, onbelast aan te bieden binnen een bepaalde 'vrije ruimte'. Dit betekent dat bedrijven tot een bepaald percentage van de totale loonsom onbelaste vergoedingen kunnen verstrekken. In 2024 is deze vrije ruimte vastgesteld op 1,92% voor de eerste €400.000 van de loonsom en 1,18% voor het bedrag daarboven.
Het doel van de WKR is om werkgevers flexibiliteit te geven in het belonen van hun werknemers, zonder extra belastingkosten. Alleen als de kosten boven de vrije ruimte uitkomen, wordt er een eindheffing van 80% toegepast. Het is daarom van cruciaal belang voor bedrijven om goed te plannen en te berekenen hoe evenementen zoals kerstborrels of nieuwjaarsfeesten binnen deze regeling passen.
WKR gebruiken voor kerstborrel of nieuwjaarsborrel
Hoewel de werkkostenregeling mogelijkheden biedt voor het onbelast organiseren van bedrijfsevenementen, zijn er enkele belangrijke verschillen tussen de kerstborrel en het nieuwjaarsevenement, vooral wat betreft de locatie en inhoud van het evenement.
1. Kerstborrel op het werk
Als een kerstborrel op de eigen locatie plaatsvindt, gelden er specifieke regels die voordelig kunnen zijn voor werkgevers. Consumpties die tijdens het evenement worden verstrekt, zoals hapjes en drankjes, zijn namelijk onbelast. Dit betekent dat deze kosten niet in de vrije ruimte hoeven te worden opgenomen.
Alleen, wanneer er maaltijden worden geserveerd, gelden deze als loon en moeten ze worden ingeboekt tegen een forfaitair bedrag per maaltijd (in 2024: €3,35 per persoon). Dit kan dus een deel van de vrije ruimte opslokken als er veel medewerkers deelnemen aan de maaltijd.
Een ander aspect dat vaak voorkomt bij een kerstborrel is het uitreiken van kerstpakketten. De kosten van deze pakketten kunnen binnen de WKR worden verrekend, mits ze binnen de vrije ruimte passen.
2. Kerstborrel op locatie
Het organiseren van een kerstborrel op locatie brengt meer kosten met zich mee binnen de WKR. In tegenstelling tot een borrel op kantoor, moeten alle kosten die gepaard gaan met een kerstborrel op een externe locatie worden opgenomen in de vrije ruimte. Dit omvat niet alleen de catering, maar ook de locatiehuur en eventuele entertainmentkosten. Hierdoor kan de vrije ruimte sneller worden overschreden, wat resulteert in de eerder genoemde eindheffing van 80% als de limiet wordt overschreden.
Voor bedrijven met een beperkte vrije ruimte is het dus belangrijk om te overwegen of een externe locatie noodzakelijk is of dat de borrel beter op kantoor kan plaatsvinden.
3. Nieuwjaarsborrel op kantoor vs. Nieuwjaarsborrel op locatie
Net als bij de kerstborrel gelden voor een nieuwjaarsevenement verschillende regels, afhankelijk van de locatie. Een nieuwjaarsevent op de eigen werkplek heeft dezelfde voordelen als een kerstborrel op kantoor; consumpties zijn onbelast, maar maaltijden moeten wel worden geboekt tegen het forfaitaire tarief.
Wanneer het nieuwjaarsevenement buiten de deur wordt georganiseerd, zijn alle kosten die gemaakt worden voor het evenement belastbaar en moeten deze onder de vrije ruimte van de WKR worden gebracht. Dit kan een groot verschil maken in de kostenplanning van een bedrijf, vooral als de loonsom van het bedrijf relatief laag is en de beschikbare vrije ruimte beperkt is.
Voorbeeld van vrije ruimte berekeningen
Laten we eens kijken naar een voorbeeld waarbij een bedrijf een loonsom van €500.000 heeft en een evenement organiseert.
Kerstborrel 2024
- Loonsom: €500.000
- Vrije ruimte: 1,92% van de eerste €400.000 = €7.680 + 1,18% van de resterende €100.000 = €1.180
- Totale vrije ruimte: €8.860
- Onbelaste vergoeding per persoon: €886 (bij 10 werknemers)
Zoals te zien is, is de beschikbare vrije ruimte voor 2024 aanzienlijk lager dan in 2023. Bedrijven moeten dus goed plannen om te zorgen dat de kosten van een evenement zoals een nieuwjaarsborrel binnen de vrije ruimte blijven.
Tips voor het organiseren
Om optimaal gebruik te maken van de werkkostenregeling en om onverwachte kosten te voorkomen, zijn hier enkele tips voor bedrijven:
- Maak een gedetailleerde kostenanalyse: Bereken de totale loonsom en bepaal hoeveel vrije ruimte je hebt. Houd rekening met de verschillende kostenposten en zorg dat ze binnen het budget passen.
- Kies strategisch voor de locatie: Door evenementen op de werkplek te houden, kun je aanzienlijk besparen op kosten die anders in de vrije ruimte zouden vallen.
- Overweeg alternatieven voor maaltijden: Als maaltijden veel kosten in beslag nemen, overweeg dan om hapjes of andere vormen van catering te gebruiken die mogelijk buiten de vrije ruimte vallen.
- Plan vooruit: Houd rekening met toekomstige veranderingen in de WKR, zoals wijzigingen in het percentage van de vrije ruimte, zodat je daarop kunt anticiperen.
Conclusie
De werkkostenregeling biedt veel mogelijkheden voor werkgevers om hun medewerkers op een voordelige manier te belonen, maar het vereist wel een goed begrip van de regels en een strategische planning. Of je nu een kerstborrel of een nieuwjaarsevenement plant, het is cruciaal om de verschillen in kosten en belastingeffecten in kaart te brengen. Door goed voorbereid te zijn, kan je als bedrijf niet alleen kosten besparen, maar ook een leuk en effectief evenement organiseren.
Veelgestelde vragen
.png)
.svg)
.svg)
.svg)
