Hoe verminder je het maken van overuren

Overuren. Ze lijken soms onvermijdelijk, maar als ze structureel worden, brengen ze meer schade dan winst. Denk aan vermoeid personeel, hogere kosten en een minder betrokken team. Maar wat als je dat kunt voorkomen? Met de juiste aanpak maak je overuren beheersbaar, zonder de productiviteit in gevaar te brengen. Hoe? Door slimmer te plannen, efficiënter te werken en je team te betrekken bij het proces.

Waarom zijn overuren een probleem?

Overuren voelen vaak als een noodoplossing. Een krappe deadline? Overwerken. Onverwachte piek? Overwerken. Maar dat patroon werkt door in je bedrijfscultuur. Je team raakt overbelast, motivatie daalt, en ziekmeldingen nemen toe.

Neem Lisa, bijvoorbeeld. Ze werkt al weken aan een belangrijk project en maakt elke dag overuren. In het begin was ze gemotiveerd, maar nu merkt ze dat haar concentratie afneemt. Haar werktempo vertraagt, en ze maakt meer fouten. Uiteindelijk kost dit meer tijd en geld dan gepland.

Herken je dit scenario? Dan is het tijd om in actie te komen.

Overuren verminderen

Als je overuren wilt verminderen, moet je het probleem bij de bron aanpakken. Dat betekent niet dat je simpelweg “minder uren” zegt tegen je team. Het vraagt om inzicht in werkdruk, betere processen en een frisse kijk op hoe je werk organiseert.

1. Analyseer

Begin met het in kaart brengen van de situatie. Hoeveel overuren maakt je team? Welke afdelingen lopen structureel achter? En waarom? Tijdregistratietools zoals Workodo of TimeChimp helpen je om feiten boven tafel te krijgen.

Denk aan dit inzicht: blijkt dat de administratie-afdeling standaard urenlang bezig is met handmatige processen? Dan is daar winst te behalen. Met een helder beeld kun je gericht oplossingen zoeken.

2. Stel grenzen

Niet alles is urgent. Het probleem met overuren is vaak dat mensen zich verliezen in alles wat ‘belangrijk’ lijkt. Geef je team daarom duidelijke richtlijnen over wat écht prioriteit heeft.

Bijvoorbeeld:

• Start de dag met een korte meeting waarin je prioriteiten bespreekt.

• Geef duidelijke doelen voor wat die dag af moet.

• Leer je team om “nee” te zeggen tegen afleidingen.

Zo voorkom je dat kleine taken de overhand nemen en de werkdag opslokken.

3. Werk slimmer

Veel overuren ontstaan door inefficiëntie. Een rommelige planning, tijdrovende vergaderingen of dubbel werk zorgen voor extra uren die makkelijk voorkomen kunnen worden.

Bekijk eens kritisch hoe werk wordt gedaan:

• Automatiseer taken waar mogelijk. Denk aan facturatie, rapportages of klantupdates.

• Snijd vergaderingen in tijd én aantal. Een korte, gerichte bespreking werkt beter dan eindeloze brainstorms.

• Standaardiseer processen. Zorg dat iedereen weet hoe taken worden aangepakt.

Stel je voor: een teamlid hoeft niet langer te wachten op goedkeuringen omdat beslissingslijnen duidelijk zijn. Dat scheelt tijd én frustratie.

4. Betrek je team

Overuren verminderen is geen soloactie. Je hebt je team nodig om succes te boeken. Begin met een open gesprek: vraag wat ze nodig hebben om hun werk beter te organiseren. Misschien voelen ze zich overweldigd, of weten ze niet hoe ze hun overuren kunnen opnemen.

Stimuleer het opnemen van overuren

Overuren opnemen is essentieel om je team gezond en energiek te houden. Maar veel medewerkers stellen het uit, omdat ze bang zijn voor een achterstand. Dat kun je voorkomen door:

• Overuren integraal in de planning op te nemen.

• Duidelijk te maken dat tijd opnemen geen luxe is, maar noodzakelijk.

• Zelf het goede voorbeeld te geven.

Een medewerker die uitgerust terugkomt, kan bergen werk verzetten.

De winst van minder overuren

Kijk naar een bedrijf zoals dat van Joost. Zijn team werkte lange tijd structureel over, vooral in drukke periodes. Na een kritische evaluatie besloot hij slimmer te plannen. Hij gebruikte een flexibele planningstool en automatiseerde een deel van de administratie. Het resultaat? Overuren daalden met 30% en het ziekteverzuim halveerde.

Dit laat zien dat kleine, gerichte stappen een groot verschil maken. Het draait om inzicht, planning en de wil om te veranderen.

De langetermijnvoordelen

Overuren verminderen is niet alleen een kwestie van geld besparen, maar ook een investering in je bedrijfscultuur. Je ziet direct resultaat:

• Kostenbesparing: Minder uitgaven aan overuren betekent meer financiële ruimte.

• Productiever team: Uitgeruste medewerkers werken efficiënter en maken minder fouten.

• Betere balans: Medewerkers die tijd hebben voor hun privéleven zijn gelukkiger en loyaler.

• Aantrekkelijker als werkgever: Een gezonde werkcultuur trekt talent aan.

Deze voordelen versterken elkaar en bouwen aan een duurzame organisatie.

Maak van overuren verminderen een gewoonte

Overuren verminderen is geen eenmalige actie. Het is een cultuurverandering die vraagt om aandacht en continu verbeteren. Houd je planning scherp, betrek je team en blijf processen optimaliseren. Zo creëer je een werkomgeving waarin overuren niet de norm, maar een uitzondering zijn.

‍